Logiciel sur mesure : forfait global ou lots successifs ?

En fin de projet, une demande paraît modeste : réserver une fonctionnalité à certains utilisateurs. Il suffirait, en apparence, d'ajouter un filtre. Mais l'application ne distingue pas encore les profils. Pour faire ce filtre correctement, il faut d'abord décider qui a le droit de faire quoi, puis introduire cette distinction dans l'outil.

Le client sait qu'il aura besoin de profils différents. Il n'a pas encore arrêté leur définition. Nous devons pourtant terminer le projet. La question devient donc : que peut-on livrer maintenant, et quelle décision doit attendre ?

Ce genre de découverte explique notre manière d'engager un projet de logiciel métier au forfait. Nous pouvons travailler sur un forfait global ou sur des lots successifs, eux aussi forfaitaires. Dans les deux cas, le prix s'accompagne d'un périmètre et d'un dialogue sur les priorités. Le choix porte surtout sur la taille de l'engagement et sur la confiance déjà construite.

Un lot peut lui aussi être vendu au forfait

Quand un client signe un lot avec Improba, il signe un prix fixe pour de grandes fonctionnalités ou pour un travail de conception défini ensemble. Cet engagement correspond à une période, par exemple un mois. Nous avons aussi réalisé des lots de trois mois.

Le forfait décrit la manière de fixer le prix. Le lot décrit une partie du projet sur laquelle on s'engage. Opposer les deux masquerait notre fonctionnement : nous découpons le travail pour pouvoir décider progressivement, tout en donnant un prix à chaque engagement.

Le premier lot est souvent consacré à la conception. Ses livrables sont des documents, une reformulation du besoin, une feuille de route d'ensemble et, si cela aide les échanges, un démonstrateur. Il permet de relier la stratégie du client à la réalité du terrain et de dessiner une suite possible.

Pour le métier, ce travail a aussi un effet très concret : les personnes voient que leurs difficultés ont été entendues et retrouvent leur activité dans ce qui leur est restitué. Elles disposent d'éléments pour continuer et pour discuter les prochains engagements. Nous détaillons ce contenu dans notre article sur les livrables d'un lot de cadrage.

Forfait global ou lots successifs : la confiance change la taille de l'engagement

Un forfait global est plus facile à envisager quand nous connaissons déjà le client et que nous avons appris à travailler ensemble. Il faut se mettre d'accord sur un budget alors qu'une partie du détail fonctionnel reste à construire. Nous devons avoir confiance dans la possibilité de comprendre ce détail et de prendre les décisions ensemble.

Avec un nouveau client, les lots successifs permettent de se découvrir. Il peut examiner ce que nous avons compris, ce que nous proposons et ce que nous livrons avant de décider de la suite. De notre côté, nous apprenons à connaître ses contraintes et sa manière d'arbitrer.

Dans les deux cas, il faut identifier la personne qui pourra décider côté client. Elle peut déjà avoir d'autres responsabilités : nous expliquons comment organiser ce rôle dans notre article sur un projet logiciel sans Product Owner dédié.

La confiance ne remplace pas la compréhension du projet. Nous ne nous engagerions pas sur un forfait de 200 000 € sans savoir ce qu'il recouvre. Le montant ne rend pas une intention suffisamment précise : il faut connaître le cap, examiner les contraintes et identifier les grandes fonctionnalités. Les éléments à préparer pour un logiciel métier servent justement à commencer ce travail.

Quand une demande révèle un chantier plus important

Revenons à la fonctionnalité à réserver à certains utilisateurs. Introduire de véritables profils était une évolution profonde : elle touchait la politique d'usage de l'application. En fin de projet, le temps manquait pour la définir et la construire. Le client devait encore réfléchir aux profils qu'il souhaitait.

Nous avons proposé une solution transitoire : un mot de passe dédié à cette fonctionnalité, communiqué par l'équipe métier aux personnes concernées. Cela lui permettait de poursuivre son usage en attendant la définition des profils, envisagée sur les deux à trois mois suivants.

Nous avons présenté la limite de cette proposition au client. Un mot de passe partagé ne fournit pas les mêmes garanties qu'une gestion des droits liée à chaque utilisateur. Il ne permet pas de distinguer individuellement les personnes autorisées. Le client a accepté cette solution temporaire en connaissant cette limite.

L'option devait rester temporaire, en attendant une gestion des profils adaptée. L'enseignement porte sur la discussion : rendre visibles l'ampleur de la demande, la décision encore manquante et les limites de la solution proposée. Le client peut alors choisir en connaissance de cause.

Une demande courte peut contenir une décision métier importante. Le forfait doit laisser une place pour la comprendre et l'arbitrer.

Une sous-estimation doit être discutée dès qu'elle apparaît

Nous avons déjà sous-estimé le travail nécessaire en réalisation. Nous en parlons au client dès que nous nous en rendons compte. Cela peut arriver au moment d'aborder une fonctionnalité ou d'en discuter plus précisément : ce qui semblait simple ouvre un sujet beaucoup plus vaste.

L'IA accélère aujourd'hui une partie de l'implémentation. Elle ne décide pas de la politique d'usage de l'application et ne nous donne pas les règles métier que personne n'a encore formulées. Le travail peut s'étendre parce que nous découvrons de nouveaux processus, de nouvelles situations ou des décisions à prendre.

Notre réponse est alors de revoir les priorités avec le client. Nous cherchons à réaliser ce qui compte le plus, à reporter ce qui peut attendre et à proposer, lorsque cela convient, une version fonctionnelle plus limitée. Les compromis doivent être décrits pour ce qu'ils sont, avec leurs avantages et leurs limites.

Cette discussion distingue aussi une complexité que nous avons sous-estimée d'une nouvelle demande apparue en cours de route. Leur origine diffère, même si toutes deux nécessitent de regarder le travail restant. Nous examinons avec le client les conséquences sur le périmètre, le calendrier et l'engagement convenu.

Lorsque la sous-estimation vient de nous, nous prenons toujours une partie du surcoût à notre charge. Nous cherchons avec le client un compromis adapté à la situation, en discutant les priorités, le travail restant et le budget. La répartition se décide au cas par cas, sans proportion fixée à l'avance.

Décider du lot suivant assez tôt pour organiser l'équipe

Les lots successifs donnent au client la possibilité de poursuivre, d'attendre ou de changer de direction. Il peut aussi arrêter. Cette liberté demande une organisation : une équipe ne se rend pas disponible du jour au lendemain.

Avec des lots d'un mois, nous cherchons à anticiper la trajectoire de deux ou trois lots. Cela donne de la visibilité sur la suite sans confondre une intention et un engagement déjà signé. Vers le milieu du premier lot, nous commençons à faire valider le deuxième.

Pour un lot de trois mois, nous pouvons commencer à discuter de la suite à mi-parcours. La décision intervient alors autour du deuxième mois ou au début du troisième. Ces repères viennent de nos projets : le calendrier de décision doit être convenu avec le client selon son organisation.

Le bilan se fait dans une réunion ou un atelier de pilotage. Nous revenons sur le travail accompli et les éléments nécessaires pour décider de la suite. Le client doit pouvoir relier le prochain engagement à ce qu'il a déjà vu, essayé ou compris.

Pouvoir s'arrêter suppose de pouvoir reprendre le travail

La liberté entre les lots se mesure aussi à la possibilité de continuer avec une autre équipe. Le code source appartient au client et lui est remis, sur son dépôt ou sur un dépôt auquel il a accès. La documentation technique et fonctionnelle accompagne le code, dans le dépôt et sous forme de documents PDF.

Une passation plus importante peut être prévue et budgétée. Sur un projet récent, l'arrivée d'autres prestataires a triplé la taille de l'équipe. Nous avons continué à prendre en charge une partie du projet et accompagné les nouveaux intervenants, notamment dans deux ateliers dédiés. Cette réversibilité avait été anticipée.

La remise des sources et de la documentation reste systématique. Nous répondons aussi raisonnablement aux questions de reprise. Les ateliers et l'accompagnement dédié se préparent selon le besoin. Le changement d'équipe a malgré tout un effet : les personnes et les habitudes de travail changent, et la documentation ne transmet pas à elle seule toutes les conversations.

Quand notre fonctionnement n'est pas adapté

Nous ne proposons pas de régie pour compléter une équipe avec des personnes mises à disposition. Si le client dispose d'une grande équipe informatique déjà organisée et cherche seulement deux profils techniques très spécifiques, notre fonctionnement n'est pas le plus adapté. Un prestataire spécialisé dans ce type de renfort sera plus pertinent.

Nous intervenons pour prendre en charge un ensemble cohérent : comprendre le besoin, préparer les propositions, réaliser et ajuster. Nous pouvons collaborer avec une DSI ou d'autres prestataires, mais notre engagement doit nous donner la possibilité d'assumer ce travail.

Avant de vous engager, demandez donc ce qui est compris dans le premier lot, quelles décisions vous devrez prendre et quand vous déciderez de la suite. Le prix fixe est un repère utile. La manière de travailler lorsque le besoin se précise compte tout autant.

Notre offre de développement de logiciels métier sur mesure présente cette organisation. Si vous cherchez à engager un projet dont le détail fonctionnel reste à construire, discutons d'un premier périmètre et de la façon de décider de la suite.