Sortir d’Excel : quand et comment remplacer un tableur par un logiciel métier

Les personnes qui nous appellent pour sortir d'Excel ne commencent presque jamais par parler de technique. Elles parlent d'une crainte. Le fichier est devenu si gros qu'une ou deux personnes seulement le maîtrisent. Il ralentit. Et quand ces personnes sont absentes, plus personne ne sait, ou n'ose, s'en servir.

Ce fichier n'est pas un échec. Il a souvent rendu service pendant des années, et il contient ce que l'organisation a de plus précieux : ses données et ses règles métier. Le problème est qu'il les contient dans des formules et des macros que presque personne ne peut lire.

Faut-il remplacer Excel par un logiciel métier, et comment s'y prendre ? Voici ce que nous avons appris en accompagnant des équipes métier, notamment dans des institutions scientifiques, de leur tableur vers une application. Le propos vaut aussi pour Access, Google Sheets ou un ensemble de macros VBA.

Parfois, la bonne réponse est de rester sur Excel

Une jeune entreprise nous a demandé conseil pour son suivi de clientèle. Elle hésitait entre un SaaS et un développement sur mesure. Nous lui avons recommandé de garder Excel.

Elle avait très peu d'utilisateurs, très peu de lignes, et surtout besoin d'une extrême flexibilité : son activité changeait de forme chaque mois. Dans cette situation, l'outil a peu d'importance. Si l'équipe est à l'aise avec un tableur, autant y rester.

Un fichier peut être laissé tranquille quand deux conditions sont réunies :

• Tout le monde le comprend. L'équipe sait situer une information et la modifier sans demander la permission à quelqu'un.
• Aucun enjeu critique n'en dépend. Une erreur se voit vite et se corrige sans conséquence.

Si vous hésitez encore entre plusieurs familles d'outils, notre article Logiciel sur mesure, SaaS ou no-code détaille ce choix.

Les signes qu'un fichier a atteint sa limite

Le signe le plus fiable n'est pas la taille du fichier. C'est le nombre de personnes capables de l'expliquer.

• Une ou deux personnes seulement comprennent ce qu'il contient.
• Les autres ne le manipulent pas sans demander plusieurs confirmations à ces experts.
• Le fichier ralentit, et chaque ouverture devient une petite inquiétude.
• Les règles métier sont enfouies dans des formules et des macros que personne n'ose plus toucher.
• Une absence, un départ ou une montée en charge suffirait à bloquer l'activité.

L'un des projets que nous avons menés pour une institution scientifique est parti exactement de là. Le fichier stockait les données et portait les règles métier dans ses formules et ses macros. Il était devenu une usine à gaz. Aujourd'hui, Excel a complètement disparu de ce processus.

Le fichier le plus impressionnant que nous ayons rencontré est celui du projet SIRA, sur lequel nous ne pouvons pas en dire beaucoup plus : des millions de lignes. À cette échelle, la question n'est plus de savoir s'il faut en sortir.

Ce que le tableur cache : la forme des données

Un tableur met tout à plat. Or beaucoup de données métier ont une forme. Prenons un arbre d'événements, où chaque étape ouvre plusieurs branches avec leurs probabilités. Dans un tableau, chaque chemin devient une ligne, et les mêmes libellés se répètent d'une ligne à l'autre.

Avec vingt-quatre lignes, on s'y retrouve encore. Avec des milliers, plus personne ne voit l'arbre. Une application peut afficher cette forme directement : des flux, des progressions, des branches. Ce qui était calculé derrière des formules devient visible pour toute l'équipe, pas seulement pour la personne qui a écrit le fichier.

Nous commençons par les personnes, pas par le fichier

Nous démarrons toujours par les personnes qui utilisent le fichier. Elles nous expliquent ce qu'elles en font, dans quel ordre, et ce qui les gêne. Nous croisons ensuite avec le fichier lui-même, mais seulement ensuite.

Au premier échange, le client décrit ses usages métier, et c'est bien normal. Le détail vient après : les ramifications, les cas particuliers, les exceptions. Dans un fichier de cette nature, nous estimons que neuf règles sur dix ne sont pas mentionnées au départ. Elles se découvrent en atelier.

Deux semaines de conception, puis une livraison par semaine

Sur un projet moyen ou lourd, nous prenons en général deux semaines de réflexion en amont pour proposer une architecture et une direction. Sur un cas simple, cette étape tient en quelques jours. C'est aussi le moment de présenter aux équipes la vision d'un nouvel outil, et pas celle d'un Excel amélioré.

Ensuite, nous itérons chaque semaine. Nous discutons avec le client des règles qu'il veut voir dans l'application et de la façon dont elle se dessine. D'une semaine à l'autre, nos agents IA nous permettent de livrer des fonctionnalités complètes. L'implémentation elle-même pèse peu : deux jours environ, trois pour les cas les plus complexes.

Ce qui a de la valeur, et ce que nous facturons, ce sont donc ces temps d'itération : la réflexion de notre côté, la discussion en direct avec le client, puis une part de réalisation devenue courte. L'IA ne sert pas seulement à aller vite. Elle nous laisse le temps d'aller plus loin dans la compréhension du besoin métier.

Quitter Excel, c'est reprendre la main sur ses processus.

Reprendre les données sans les montrer à une IA

Nous reprenons l'ensemble des données existantes. Nous ne repartons jamais de zéro.

Quand les données ne sont pas sensibles, une IA peut travailler directement dessus : elle produit un algorithme de reprise qui les nettoie et les trie. Les cas complexes demandent plusieurs itérations.

Mais la plupart du temps, les données sont confidentielles. Nous procédons alors autrement :

1. Nous extrayons la structure du fichier, sans son contenu, après avoir vérifié que cette structure n'est pas elle-même confidentielle.
2. Nous générons un jeu de données factice à partir de cette seule structure.
3. Nous construisons les algorithmes d'import sur ce jeu factice, au fil des itérations.
4. L'import réel se fait ensuite dans l'environnement du client.

Les IA écrivent le code et les algorithmes, mais à aucun moment elles n'ont accès aux données d'origine. On garde la confidentialité sans renoncer à leur puissance.

Une période en double, le temps de se rassurer

Il y a toujours une période où Excel et l'application fonctionnent côte à côte. Elle sert à vérifier que l'on retrouve bien les mêmes valeurs des deux côtés. C'est important pour que les équipes aient confiance dans le nouvel outil.

Pour les experts du fichier, il y a aussi un deuil à faire. Pour la plupart des autres personnes, il n'y en a pas. L'information leur est enfin présentée clairement, elles y accèdent alors qu'elles n'y accédaient pas avant, et elles ont des moyens d'agir. Elles font le saut sans regret.

Combien coûte une sortie d'Excel, et en combien de temps ?

Voici les ordres de grandeur que nous observons. Ils dépendent du nombre de règles métier, du volume de données et du nombre de profils d'utilisateurs.

Les équipes métier sont sollicitées pendant toute cette durée, au rythme des ateliers hebdomadaires. Nous détaillons cette charge dans Combien de temps faut-il demander aux équipes métier ?, et la construction des budgets dans Combien coûte un logiciel métier sur mesure ?.

Une idée reçue a la vie dure : une application serait rigide, là où Excel est souple. Ce n'est plus vrai. Nous ne sommes plus sur des chantiers monolithiques de trois ans à 500 000 €. Une application construite par itérations courtes se modifie de semaine en semaine, y compris après sa mise en service.

Trois erreurs que nous voyons revenir

Vouloir reproduire Excel à l'identique

Quand une équipe demande le même tableur dans un navigateur, c'est qu'elle n'est pas encore prête, ou que la conception a été mal menée. Les premiers jours servent justement à trouver ce qui posait problème avec Excel et ce que le nouvel outil rendra plus agréable. C'est là que les équipes se détachent du tableur.

Croire que tout a été repris dès la première version

Il y a toujours des choses oubliées. C'est pour cela que les itérations comptent : l'outil doit entrer progressivement dans le travail des équipes. Découvrir l'application le dernier jour du projet est le meilleur moyen de découvrir aussi ce qui manque.

Oublier la personne qui a créé le fichier

Cette personne a toutes les règles en tête. Il est primordial qu'elle soit du côté du projet. Nous construisons avec elle une relation de confiance pour qu'elle devienne le point d'ancrage de l'application. Dans l'idéal, c'est elle qui valide les fonctions. Sinon, nous la consultons régulièrement pour vérifier que nous avons bien compris.

Son expertise ne disparaît pas avec le fichier. Les règles métier restent là, dans un tableur ou dans une application, et ce sont elles qui portent la complexité. Elles deviennent même plus visibles une fois sorties des formules.

Le projet qui s'est arrêté pendant la conception

Un de ces projets ne s'est pas fait. Chez le client, la volonté de quitter Excel n'était pas partagée. Certains anticipaient une montée en charge des fichiers et voulaient en sortir. D'autres étaient persuadés qu'elle n'aurait pas lieu.

Le client a finalement conclu qu'il n'y aurait pas de nouvelles saisies massives, et il a choisi de rester sur Excel avant même la fin de la phase de conception. C'était peut-être la bonne décision pour lui.

Nous en avons retenu une chose : avant de démarrer, il faut cerner pourquoi l'organisation veut quitter Excel, et vérifier que cette raison est partagée par ceux qui décident et ceux qui utilisent le fichier.

Cinq questions avant de décider

1. Combien de personnes peuvent expliquer le fichier ? Si la réponse est une ou deux, le risque est déjà là.
2. Que se passe-t-il si elles sont absentes un mois ? L'activité continue, ralentit ou s'arrête.
3. Le volume va-t-il augmenter ? Nouvelles saisies, nouveaux utilisateurs, nouvelles règles.
4. La volonté d'en sortir est-elle partagée ? Entre la direction, les experts du fichier et ceux qui s'en servent.
5. La personne qui a créé le fichier est-elle prête à accompagner le projet ? C'est souvent elle qui en fait la réussite.

Si ces questions vous parlent, notre offre de logiciels métier sur mesure décrit la façon dont nous menons ces projets, et notre page sur la refonte d'applications obsolètes couvre le cas des outils déjà sortis d'Excel mais vieillissants. Vous pouvez aussi lire Tout changer sans rien casser, ou nous montrer votre fichier et en discuter.